L'ordenació i el filtratge de les dades us ofereix una manera de tallar el soroll i trobar (i ordenar) només les dades que voleu veure. Microsoft Excel no té escassetat d'opcions per filtrar grans conjunts de dades al que es necessita.
Com ordenar dades en un full de càlcul Excel
A Excel, feu clic dins de la cel·la a la part superior de la columna per la qual voleu ordenar.
En el nostre exemple, farem clic a la cel·la D3 i ordenarem aquesta columna per salari.
A la pestanya 'Dades' a la part superior de la cinta, feu clic a 'Filtra'.
A la part superior de cada columna ara veureu una fletxa. Feu clic a la fletxa de la columna que voleu ordenar per mostrar un menú que ens permeti ordenar o filtrar les dades.
La primera i més òbvia manera d'ordenar les dades és de més petit a més gran o de més gran a més petit, suposant que teniu dades numèriques.
En aquest cas, estem ordenant els sous, de manera que els ordenarem de més baix a més alt fent clic a l'opció de dalt.
Podem aplicar la mateixa ordenació a qualsevol de les altres columnes, ordenant-la per data de lloguer, per exemple, seleccionant l'opció 'Ordenar més antic a més recent' al mateix menú.
Aquestes opcions d'ordenació també funcionen per a les columnes d'edat i de nom. Per exemple, podem ordenar per edat del més gran al més jove o ordenar els noms dels empleats alfabèticament fent clic a la mateixa fletxa i escollint l'opció adequada.
Com filtrar dades a Excel
Feu clic a la fletxa al costat de 'Salari' per filtrar aquesta columna. En aquest exemple, filtrarem qualsevol persona que guanyi més de 100.000 dòlars anuals.
Com que la nostra llista és curta, ho podem fer de dues maneres. La primera manera, que funciona molt bé en el nostre exemple, és simplement anul·lar la selecció de cada persona que guanyi més de 100.000 dòlars i després prémer 'D'acord'. Això eliminarà tres elements de la nostra llista i ens permetrà veure (i ordenar) només els restants.
Hi ha una altra manera de fer-ho. Tornem a fer clic a la fletxa que hi ha al costat de 'Salari'.
Aquesta vegada, farem clic a 'Filtres numèrics' al menú de filtres i després a 'Menys de'.
Aquí també podem filtrar els nostres resultats, eliminant qualsevol persona que guanyi més de 100.000 dòlars l'any. Però fer-ho funciona molt millor per a grans conjunts de dades on és possible que hàgiu de fer molts clics manuals per eliminar entrades. A la dreta del quadre desplegable que diu 'és inferior a', introduïu '100.000' (o el número que vulgueu utilitzar) i després premeu 'D'acord'.
També podem utilitzar aquest filtre per altres motius. Per exemple, podem filtrar tots els sous que estiguin per sobre de la mitjana fent clic a 'Per sota de la mitjana' al mateix menú (Filtres numèrics > Per sota de la mitjana).
També podem combinar filtres. Aquí trobarem tots els sous superiors a 60.000 dòlars, però inferiors a 120.000 dòlars. Primer, seleccionarem 'és més gran que' al primer quadre desplegable.
Al menú desplegable de sota de l'anterior, trieu 'és inferior a'.
Al costat de 'és més gran que' introduirem 60.000 dòlars.
Al costat de 'és inferior a', afegiu 120.000 dòlars.
Feu clic a 'D'acord' per filtrar les dades, deixant només salaris superiors a 60.000 dòlars i inferiors a 120.000 dòlars.
Com filtrar dades de diverses columnes alhora
En aquest exemple, filtrarem per data de contractació i salari. En concret, buscarem persones contractades després del 2013 i que guanyin menys de 70.000 dòlars anuals.
Feu clic a la fletxa que hi ha al costat de 'Salari' per excloure qualsevol persona que guanyi 70.000 dòlars o més a l'any.
Feu clic a 'Filtres numèrics' i després a 'Menys que'.
Afegiu '70.000' al costat de 'és inferior a' i, a continuació, premeu 'D'acord'.
A continuació, filtrarem per la data de contractació de cada empleat, excloent els contractats després del 2013. Per començar, feu clic a la fletxa que hi ha al costat de 'Data de contractació' i, a continuació, seleccioneu 'Filtres de data' i després 'Després'.
Escriviu '2013' al camp a la dreta de 'és després' i, a continuació, premeu 'D'acord'. Això només us deixarà amb empleats que guanyen menys de 70.000 dòlars anuals i van ser contractats el 2014 o posterior.
Excel té diverses opcions de filtre potents i cadascuna és tan personalitzable com necessiteu. Amb una mica d'imaginació, podeu filtrar grans conjunts de dades a la informació important.
Què penses?
